钟山学院会计档案管理办法

为了加强会计档案管理，规范会计档案管理制度，更好地为学校教学、科研事业和其他各项工作服务，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，结合我院实际，特制定本办法：

第一条 学校财务处和档案室共同负责会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁管理工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等以及实行会计电算化的财务会计软件、会计资料软盘、打印出的账、表及其它会计核算专业资料，是真实记录和反映学校经济业务的历史资料，是学校管理的一个信息资源，具有很强的利用价值。会计档案具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附注及文字说明，其他财务报告；

（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、有关经济合同、其他应保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第三条 学校每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷、装订成册（条件允许的情况下，可制作专门的凭证、账簿硬纸盒，分类、分盒装入，纸盒封面上应注明盒内所装档案名称、档案所属时间、册数或页数等）。

实行会计电算化的单位当年所形成的会计软盘，应在软盘标签上注明资料名称、所属时间并用塑料包装盒包装连同打印的会计凭证、账册等会计资料，造出清册一并保存。

出纳人员不得兼任会计档案保管工作。

档案保管部门接收保管的档案，应当保持原卷册的封装，不得随意拆封。个别需要拆封重新整理的，应当会同原经办人员，取得财务部门负责人同意，共同拆封整理，以分清责任。

存放会计档案的地方要有符合防火、防潮、防虫蛀、虫咬、霉烂等安全要求的物质设施和场地，做到妥善保管、存放有序、查阅方便；必须严格执行安全保密制度，不得任意堆放、严防毁损、散失和泄密。

为查阅方便，对不同类型的会计档案，应按照科学分类方法进行分类，即根据账、表、单、证等不同类型的档案分类编码保管，固定地排列在档案箱、柜中。箱、柜外应加贴标签，标明所存档案内容，并加锁保管。档案管理部门应建立一整套会计档案登记册，详尽登记会计档案种类、存放地点等。

第四条 会计档案应指定专人负责保管，并建立严格的调阅登记制度。在非本单位财会人员调阅会计档案的过程中，始终应有本单位财会人员陪同。会计档案的调阅和复印、影印，必须严格办理手续，经有关领导批准，以防在流动过程中散失、缺损、抽换或有意销毁。对借阅的会计档案必须限期归还。外单位调阅会计档案，要有正式的介绍信，并由财务处负责人批准，会计档案管理部门要建立会计档案借阅登记簿，借阅档案时必须详细登记调阅的会计档案名称、调阅时间、调阅人的单位、姓名，调阅的理由、归还日期等。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第五条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年,5年、10年、15年、25年五类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

会计档案的保管期限如下表：

第六条 会计档案的销毁：

会计档案按规定的保管期限到期后，应按规定办理鉴定、审批、清点、造册、核对、销毁手续。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管至结清债权、债务时为止。在保管期满的会计档案中，如有仍具保存价值的资料，亦可适当延长保管期限，单独立卷保存。销毁会计档案，应有档案部门、财务部门、审计部门共同派员监督，并在销毁后，在销毁清册上签名盖章，同时将销毁情况向院领导汇报。

第七条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理登记手续前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交档案室保管。

第八条 单位分立后原单位存续的其会计档案应当由分立后存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由一方代管或移交档案室保管，各方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证、应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接单位可查阅复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证、应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第九条 单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的原各单位的会计档案，应当由合并后的单位统一保管，并按规定办理交接手续；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案仍由原单位保管。

第十条 单位之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管年限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第十一条 本办法由财务处负责解释。